Objavljena je stranica (bit će još promjena, moram pripremiti i neke slikice) koja opisuje “tehnikalije” oko samog postavljanja sustava DOMEK, s posebnim naglaskom na moguće konfiguracije računala i mreže u situaciji kad postoje dislocirane jedinice. Ako postoji potreba za dijeljenjem podataka (ista evidencija) na udaljenim lokacijama, postoje varijante izvedbi koje su načelno opisane na toj stranici.
Kategorija: mogućnosti
Evidencija i zakonska regulativa
Formalno, “do prije par dana”, ustanove koje nude socijalne usluge za starije i teško bolesne odrasle osobe, obavezne su voditi propisane evidencije – evidencije vezane uz smještaj i boravak korisnika, dio evidencija vezan uz pojačanu njegu, te evidencije vezane uz uslugu pomoći u kući definirane su u Pravilniku iz 2015. – u Narodnim novinama, NN 100/2015 objavljen je Pravilnik o vođenju evidencije i dokumentacije pružatelja socijalnih usluga, te načinu i rokovima za dostavu izvješća. Obveze vezane uz usluge za starije i teško bolesne su definirane u člancima od 61 do 76. Nadalje, izmjenama pravilnika objavljenim u Narodnim novinama NN 51/2021 došlo je do malih izmjena. Izmjene definira Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o vođenju evidencije i dokumentacije pružatelja socijalnih usluga, te načinu i rokovima za dostavu izvješća.
Interni pročišćen tekst
Obzirom da nisam našao pročišćeni tekst, za internu upotrebu i za informiranje potencijalnih korisnika sustava DOMEK, napravio sam kratki izvadak i formirao “novu verziju” članaka 61 do 76. Tekst je dostupan kao PDF dokument ovdje. Postavit ću i čistu tekstualnu verziju da Google lakše pokupi i privuče potencijalne kupce sustava. Aktualna inačica podržava u potpunosti sve tražene evidencije, osim par sitnica (županija u kojoj se nudi usluga i zanimanje članova obitelji 😉 – trenutno se radi na velikim (u pozadini) izmjenama u sustavu! Ovim putem mogu skromno najaviti novu inačicu sustava, DOMEK 2023 – koja će, što je novost, izaći i kao 32 bitna (x86 Win32) i kao 64 bitna (x64 Win64) aplikacija, a podržat će i tih nekoliko sitnica koje u ovom trenu nisu podržane. Očekivani rok za objavu nove verzije je najkasnije prosinac 2022. Modul Radionica je već gotov i spreman, trenutno se radi na modulu Socijala.
Modul MedPlus, za vođenje sestrinske dokumentacije i propisanih evidencija na odjelu pojačane njege će također biti obnovljen. Postoje još neki planovi, novi modul, Recepcija, koji će u obliku web-aplikacije u intranet mreži omogućiti evidenciju kontakata i posjeta korisnicima ustanove.
Analitičke funkcije vezane uz radno okupacijske aktivnosti korisnika
U modulima DOMEK Socijala i DOMEK Radionica, prema zahtjevu naših kupaca, implementirane su i jednostavne analitičke mogućnosti koje olakšavaju socijalnim radnicima praćenje aktivnosti korisnika. Prema unesenim podacima, omogućena je analiza provođenih aktivnosti te različiti oblici pregleda i ispisa.
Detaljnije u PDF dokumentu ovdje.
Evidencija statusa sufinanciranja korisnika
Pomoćna evidencija – status sufinanciranja korisnika
U DOMEK Socijala dodana je mogućnost praćenja statusa sufinanciranja korisnika. Osim inicijalnog postavljanja statusa (status sufinanciranja u trenutku useljenja u ustanovu), sustav podržava i evidenciju promjena tog statusa (iako to možda u praksi nije toliko često, moguće je pratiti promjene statusa na dnevnoj razini).
Definiranje statusa
Status se definira korištenjem prečice CTRL+B ili izborom stavke “Sufinanciranje korisnika” iz padajućeg izbornika (slika) u popisu korisnika.
Uvijek se otvara prozor kao na slici desno!
U gornjem dijelu prozora moguće je unijeti ili modificirati početni status korisnika (status na datum useljenja). (U popisu se odabere status – nedefinirano, sa sufinanciranjem ili bez sufinanciranja, te promjena potvrdi gumbom Pohrani u gornjem desnom uglu prozora.).
U donjem dijelu omogućen je unos i promjena statusa – unosi se datum, status (od tog datuma nadalje, tj. do sljedeće promjene) i dodatni proizvoljni unos kao “opis”. Gumbom Dodaj podaci se snimaju u bazu i pojavljuju u tablici u središnjem dijelu prozora.
Podatke u evidenciji (vidljivi u popisu u središnjem dijelu prozora) moguće je mijenjati ili brisati – dovoljno je desnom tipkom miša otvoriti padajući izbornik (slika).
U slučaju potrebe za promjenom podataka, bira se stavka Promijeni – u donjem dijelu prozora popune se podaci iz popisa, moguće ih je mijenjati i gumbom Promijeni pohraniti promjenu u sustav!
Stavkom Obriši, ili prečicom CTRL+DEL označeni unos je moguće izbrisati iz evidencije.
Analiza statusa korisnika
U glavnom izborniku biramo stavku Statistika – Analiza – sufinanciranje.
Otvara se prozor u kojem je moguće obaviti analizu za razdoblje po volji – definira se početni i završni datum. Sustav analizira podatke i daje rezultat u obliku tablice – za svaki datum dobije se broj korisnika koji su sa sufinanciranjem i bez sufinanciranja. Rezultati se prikazuju odvojeno za stambeni smještaj, stacionarni smještaj i boravak.
U gornjem dijelu prozora je moguće, osim definiranja početnog i završnog datuma, odabrati mogućnost dodatne razrade prema spolu korisnika (uključivanje ili isključivanje kvačice uz Bez analize po spolu korisnika), odrediti kako će se u analizi prikazivati statusi za korisnike kojima statusi nisu uneseni (da li se vode kao sufinancirani, nesufinancirani ili “ostali” – tablični prikaz sadrži i ukupni broj korisnika prema vrsti smještaja na datum, pa je u slučaju nedefiniranih ili neunesenih statusa moguće da postoje “nejasnoće”).
BITNO – obzirom da sustav omogućava evidentiranje promjene smještaja korisnika (promjena sobe i vrste smještaja), kao i mogućnost promjene statusa sufinanciranja, ovaj analitički modul vodi računa o tome – npr. ispravno će obračunati broj korisnika po vrstama smještaja, vodeći računa o svim promjenama smještaja u evidenciji!
U slučaju da je prilikom analize aktivna funkcija analize i po spolu korisnika, u lijevom dijelu tablice pojavit će se (kao na prethodnoj slici) simbol + – dvoklikom miša na redak moguće je otvoriti detalje i dobiti dodatnu podjelu prema spolu korisnika:
Ispis rezultata analize
Gumbom Ispiši u gornjem dijelu prozora generiranu tablicu je moguće ispisati na pisač. Prije ispisa prikazuje se izgled izvješća na ekranu – ovisno o uključenoj ili isključenoj analizi po spolu, izvješće izgleda kako je prikazano u nastavku:
Lista čekanja i analiza
Lista čekanja prema evidenciji zahtjeva
Na zahtjev jedne od ustanova koja već dulje vrijeme koristi naš sustav, modul za zaprimanje i pregled zahtjeva za smještaj u ustanovi je nadograđen dodatnim mogućnostima filtriranja popisa, čime se proširila mogućnost analize zaprimljenih i riješenih zahtjeva. Pregled zahtjeva za smještaj je moguć isključivo iz modula Socijala.
Uz to, pregled liste čekanja je također moguće dodatno filtrirati.
Dodane funkcionalnosti:
- filtriranje popisa i liste čekanja prema spolu
- filtriranje prema prioritetu za smještaj (“bez odgode” postavka uz zaprimljeni zahtjev)
- sitnije modifikacije i prilagodbe ispisa popisa i liste čekanja
Dodatne mogućnosti vezane uz liste čekanja i analizu korisnika na čekanju integrirane su tijekom 2018. godine – detalji, a za 2019. je u planu dodatna mogućnost dodjele bodova na zaprimane zahtjeve.
Nadogradnje za stare kupce sustava
Prije nekog vremena kontaktirali smo naše starije kupce, koji su DOMEK kupovali u razdoblju 2010.-2012., neki čak i ranije, kako bismo im ponudili aktualizaciju sustava, odnosno nove inačice korištenih modula (dominantno, modul DOMEK Socijala).
Zbog manjkavosti našeg internog sustava evidencije, malo je teže precizno detektirati sve funkcionalne i ostale novosti koje su od tog doba dodavane u sustav. No, ukratko, pokušat ćemo ovdje pobrojati manje ili više bitne nove funkcionalnosti ubacivane u sustav od 2011. nadalje…
- definiranje kreveta unutar sobe (dodatna kontrola/preglednost)
- ispis A3 obrasca matične knjige
- brzi ispis više osobnih listova (kompletno ili naslovnice) – npr. za sve korisnike u filtriranom popisu
- izrada i ispis individualnih planova, uključujući i stavku fizikalne njege
- izrada i ispis mjesečnih planova i realizacije planova za soc. radnike
- ispis obrasca za mrtvozornika – popunjeno podacima o korisniku…
- nadograđena evidencija odsutnosti – definiranje tipa i napomene, proizvoljno
- nadograđen dnevnik rada – kategoriziranje stavki (za daljnju obradu i izradu mjesečnog izvješća i mjesečnog plana socijalnog radnika)
- definiranje sata i mjesta smrti korisnika (dosad samo datum i opis)
- unos dodatnih podataka u evidenciju korisnika (npr. osobni i konzilijarni liječnici… dio socijalne anamneze vezane uz sestrinsku evidenciju preporučeno od Zavoda Štampar)
- unos i ispis socijalne anamneze, definiranje predloška sadržaja ispisa
- interne bilješke socijalnog radnika za korisnika – po datumima… proizvoljni unos i ispis
- definiranje kategorije usluge za smještene korisnike
- dodatni filteri za pretraživanje i filtriranje korisnika (npr. prema boravištu, rođenju i slično – vrlo jednostavno se dolazi do podataka o “lokalnim” korisnicima i slično, bitno za domove koje financira lokalna samouprava pa se ti podaci često posebno razmatraju)
- filtriranje popisa zahtjeva (npr. prema vrsti smještaja)
- djelomična podrška za dnevni/poludnevni boravak korisnika (odvojeni zahtjevi, upisnik korisnika…) – u budućnosti još neke funkcionalnosti poput evidencije boravka….
- automatska izrada dnevnika socijalnog rada – prema evidenciji obrade zahtjeva, statusima korisnika, kategoriji stavki u dnevniku rada…
- mjesečno izvješće soc. službe – nadograđeno mogućnošću pregleda za cijelu godinu ili kompletnu evidenciju (useljeni, iseljeni, umrli) – ispis cjelogodišnjih obrazaca…
- dodatne informacije (Alzheimer, zahtjev bez odgode…)
- tzv. negacijski filter u popisu korisnika – dodatna mogućnost analize u samom popisu
- automatizirano postavljane stupnja usluge, temeljem starih i nekih novodefiniranih parametara koji se unose uz korisnike
- dodatne informacije u dnevniku rada (Strategija)
- … u planu do kraja 2015. je implementacija popunjavanja novog DSN obrasca.
Kao što iz objava ovdje i na drugim vezanim web stranicama možete pročitati (paralelni “stari” web, Facebook, Twitter, stariji WordPress blog) gotovo da kontinuirano radimo na sustavu i dodajemo nove funkcije, prema zahtjevima naših kupaca ili prema vlastitom nahođenju… Sve u svemu, sustav “živi” i dalje raste, pokriva sve više i više funkcija (npr. potpuno novi dijelovi u modulu Socijala, vezano uz evidenciju volontera ili praćenje usluge pomoći u kući). Novost je da su ti dodaci – evidencija volontera, pomoć u kući – opcijski , tj. korisnicima kojima nisu potrebni ne moraju kupovati te dodatke.
Naravno, i modul MedPlus je stalno u fokusu – no, na njemu ovdje nećemo inzistirati obzirom da među starijim kupcima i korisnicima sustava dominiraju domovi koji koriste samo modul Socijala… Naravno, MedPlus je svima njima dostupan po potrebi, uz povoljne uvjete “nadogradnji” postojećih licenci sustava.
Neke ljetne ideje i planovi uključuju (modul Socijala):
- vizualizacija (grafikon) broja korisnika unutar vremenskog razdoblja + mogućnost exporta podataka (svi ti podaci su već dostupni kroz mjesečna i godišnja izvješća socijalne službe, no ovako se lako može dobiti pregled za dulje razdoblje, bez detalja, samo vizualizirano za lako praćenje i dobivanje uvida u kretanje broja korisnika)
- modifikacija sučelja za praćenje odsutnosti korisnika, usklađivanje s novijim pristupom definiranja korisnikog sučelja + možda neke nove pomoćne funkcionalnosti
Ukoliko niste dobili poziv za nadogradnju, molimo da se javite e-mailom!
Ako se dvoumite oko kupnje sustava, a niste sigurni je li DOMEK baš ono što tražite, isprobajte demo i/ili pitajte nas o konkretnim funkcijama koje Vas zanimaju! Uopće se ne bih čudili da je sve što tražite već ugrađeno…
Usluga pomoći u kući
Tijekom svibnja 2015. razvijen je i u produkcijsku fazu pušten modificiran modul Socijala u kojeg je integrirana podrška za posebnu evidenciju usluga pomoći u kući. Modul je nadograđen tako da će se u ustanovama u kojima isti socijalni radnik brine i o smještaju i o boravku i o pomoći u kući sve biti dostupno iz DOMEK Socijala modula, dok se u ustanovima u kojima je za usluge pomoći u kući zadužen drugi socijalni radnik ili zaposlenik, može koristiti DOMEK Socijala – Pomoć u kući modul – maksimalno reducirano sučelje (s vremenom će se vrlo vjerojatno popunjavati novim mogućnostima, no, zasada – rudimentarno, kao na slici) i funkcionalnosti vezane uz vođenje evidencije usluga pomoći u kući…
Zasad implementirane funkcionalnosti su:
- evidencija zahtjeva za usluge pomoći u kući
- pregled i pretraživanje zahtjeva
- ispis obrasca s popisom zahtjeva za usluge pomoći u kući
- obrada zahtjeva i prebacivanje u upisnik korisnika
- pretraživanje i filtriranje evidencije korisnika usluge
- ispis obrasca upisnika
- proizvoljno definiranje (neograničen broj) Ugovora i Rješenja uz svakog korisnika
- evidencije realiziranih usluga uz korisnika
- ispis osobnog kartona korisnika sa ili bez detalja o Ugovorima i Rješenjima
- ispis evidencije realiziranih usluga uz korisnika
- nadograđeno: osoblje koje obavlja usluge + veza s realiziranim uslugama
U kratkom roku na ovim ćemo stranicama postaviti detaljne online upute za korištenje tih funkcionalnosti koje će i novim potencijalnim kupcima ukazati na novosti, a ujedno služiti kao korisnička dokumentacija postojećim korisnicima (naravno, nakon toga ćemo pripremiti i službeni PDF dokument s korisničkim uputama, kao što to uvijek radimo – dokumentacija je dostupna ovdje).
Funkcije u planu:
- analiza i izvještaji vezani uz realizaciju usluga na razini ustanove, po razdobljima…
- integracija novih informacija s statističkim obrascima, export u XLS
- integracija novih informacija u obrazac o strategiji ustanove
Socijala – evidencija volontera i izvješće organizatora…
Prema zahtjevima naših kupaca, u sustav DOMEK, konkretno modul Socijala, dodana je mogućnost vođenja evidencije volontera i volonterskih aktivnosti, te izrada propisanog izvještaja koji se na kraju godine (ili, obzirom da sustav to omogućava, za bilo koje proizvoljno razdoblje) automatski generira i ispisuje na pisač ili u PDF…
Kao i neki drugi noviteti, odlučeno je da evidencija volontera bude neobvezni “add-on” za modul Socijala. To znači da u osnovnoj verziji modula nije uključena ta mogućnost, ali se kupcima kojima je ta evidencija potrebna, aktivira kao dodatak i dodatno naplaćuje!
Evidencija volontera
Vođenje evidencije volontera uključuje unos podataka o volonterima u sustav, te pregled volontera… Pregled je moguće jednostavno pretražiti i filtrirati, a moguće je i kopiranje popisa u međuspremnik (CTRL+C) i prijenos u druge programe na dodatnu obradu (npr. Excel).
Sučelje za unos volontera prikazuje sljedeća slika:
Unos podataka o volonteru
Unose se ime, prezime, OIB, datum rođenja, spol, podaci o državljanstvu (RH ili strano + država), te kontakt podaci (adresa, mjesto i kontakt – npr. mobitel, e-mail i slično). Ti podaci su potrebni za kasniju preciznu izradu izvješća o aktivnostima volontera.
Pregled evidentiranih volontera prikazuje slika u nastavku.
Sučelje za pregled popisa evidentiranih volontera
Gumbima Novi i Aktivnost u gornjem dijelu prozora je moguće započeti dodavanje novog volontera ili pak označenom volonteru dodati obavljanu aktivnost u evidenciju aktivnosti volontera. Filteri omogućavaju filtriranje aktivnih i neaktivnih volontera, pregled muškaraca i žena, kao i pretraživanje po ključnim riječima.
Evidencija aktivnosti volontera
Za volontere je moguće voditi detalju evidenciju aktivnosti koje obavljaju – to je preduvjet pravilnog i kvalitetnog popunjavanja izvješća o aktivnostima volontera, koje su organizatori aktivnosti volontiranja (ustanove, domovi – dakle, korisnici sustava DOMEK) dužni dostaviti nadležnim tijelima.
Sučelje (tablica) s pregledom aktivnosti prikazana je na slici:
Pregled obavljanih aktivnosti volontera
Moguć je pregled aktivnosti za željeno razdoblje ili kompletni pregled aktivnosti (+ pomoćni gumbi za brzo definiranje razdoblja – aktualna godina, prošla godina…). Isto tako, popis aktivnosti je moguće filtrirati prema volonteru – u tom slučaju (kvačica u desnom dijelu prozora) prikazuju se samo aktivnosti koje su evidentirane za volontera označenog u prethodno opisanom popisu.
Sustav je razvijen i koncipiran tako da može omogućiti vođenje i sistematizaciju aktivnosti volontera – za svaku evidentiranu aktivnosti navodi se broj sati, kao i eventualni troškovi volontiranja, detaljni opis i kategorizacija (odabire se vrsta aktivnosti i neka od ponuđenih, standardnih, predefiniranih aktivnosti – isto tako, za svaku vrstu je moguć i proizvoljni unos opisa aktivnosti!).
Vrste aktivnosti volontera podržane u vođenju evidenciju su (u zagradi se navode i standardne predefinirane aktivnosti pojedine vrste):
- socijalne usluge (usluga pomoći i njege, odgojno-pedagoške usluge, savjetodavne usluge + ostalo – proizvoljno)
- fizički poslovi ili usluge (uređenje javnih površina, čišćenje javnih površina, dostava ogrjeva, uređenje okućnice + ostalo – proizvoljno)
- intelektualne usluge (prevođenje, edukacije, znanstveno-istraživački rad + ostalo)
- administrativne usluge (uredska korespondencija, arhiviranje, izrada zapisnika, drugi administrativni poslovi + ostalo i ručni unos)
- drugo (frizerske usluge, pedikerske usluge, pratnja u šetnju, čitanje novina, društvene igre, duhovna potpora, rad na recepciji, vođenje kreativne radionice, sudjelovanje i pomoć u izvođenju zabavnih programa + ostalo)
Temeljem tih informacija modul pametno generira izvješće – pod opisom obavljanih aktivnosti ispisuje samo vrste i obavljane standardne aktivnosti, a pod napomene dodaje i informacije o ostalim (proizvoljno unesenim) aktivnostima, uz kategorizaciju!
Obrazac propisanog izvješća
Prema podacima o aktivnostima volontera za željeno vremensko razdoblje moguće je izraditi izvješće (primjer konačnog obrasca u PDF-u – DOMEK – Volonteri izvjesce). Radi se o prilagođenom i automatski popunjenom (proizvoljno se unose podaci o ustanovi, profilu/vrsti organizatora volontiranja i datumu ispisa obrasca – uneseni podaci se pamte pa ih se zapravo jednokratno unosi – naravno, podaci o ustanovi se kod prvog pokretanja povlače iz ostalih evidencija u kojima postoji informacija o ustanovi…) obrascu – službeni naziv “OBRAZAC IZVJEŠĆA ORGANIZATORA VOLONTIRANJA O OBAVLJENIM USLUGAMA ILI AKTIVNOSTIMA ORGANIZATORA VOLONTIRANJA”.
Sučelje za pregled informacija koje će se naći na izvješću prikazuje slika:
Sučelje za prikaz osnovnih informacija koje će se naći na izvješću
Gumbom Ispiši izvješće omogućen je pregled obrasca i ispis (na printer ili PDF). Obrazac je usklađen s predloženim izgledom i sadržajem propisanog izvješća:
Pregled izvješća prije ispisa na pisač ili u PDF dokument
MedPlus i fizikalna terapija
Na zahtjev korisnika mala modifikacija šifrarnika uz vrste fizikalne terapije + mogućnost administriranja predefiniranih fizikalnih terapija (dosad fiksno).
Ono što je novo jest i mogućnost preciznijeg “grupiranja” fizikalnih terapija – odsad je za svaku terapiju moguće definirati pripadnost u dvije vrste terapije (npr. laser – uključen, naravno, u kategoriju elektroterapije, ali i, recimo, pod standardne terapije).
Predefiniran popis fizikalnih terapija
To je samo “šminka”, ne utječe na osnovnu funkcionalnosti i druge opisane mogućnosti modula za fizikalne terapeute (detalje i stare objave – ovdje i ovdje). Naravno, popis je moguće prilagoditi po potrebi, isključiti terapije koje usluga ne nudi i slično.
Obrazac – pregled dnevnog rada socijalnog radnika ili djelatnika
Već smo spomenuli u tekstu o novim zahtjevima naših kupaca da se “pojavio” obrazac koji jednostavno prikazuje rad socijalnog radnika (u pravilu) ili drugih djelatnika ustanove na određeni datum. Radi se o obrascu koji na istom mjestu objedinjuje nekoliko evidencijskih stavki od kojih neke donedavno ni nismo imali prisutne unutar sustava, konkretno unutar modula Socijala.