Objavljena je stranica (bit će još promjena, moram pripremiti i neke slikice) koja opisuje “tehnikalije” oko samog postavljanja sustava DOMEK, s posebnim naglaskom na moguće konfiguracije računala i mreže u situaciji kad postoje dislocirane jedinice. Ako postoji potreba za dijeljenjem podataka (ista evidencija) na udaljenim lokacijama, postoje varijante izvedbi koje su načelno opisane na toj stranici.
Kategorija: mogućnosti
Evidencija i zakonska regulativa
Formalno, “do prije par dana”, ustanove koje nude socijalne usluge za starije i teško bolesne odrasle osobe, obavezne su voditi propisane evidencije – evidencije vezane uz smještaj i boravak korisnika, dio evidencija vezan uz pojačanu njegu, te evidencije vezane uz uslugu pomoći u kući definirane su u Pravilniku iz 2015. – u Narodnim novinama, NN 100/2015 objavljen je Pravilnik o vođenju evidencije i dokumentacije pružatelja socijalnih usluga, te načinu i rokovima za dostavu izvješća. Obveze vezane uz usluge za starije i teško bolesne su definirane u člancima od 61 do 76. Nadalje, izmjenama pravilnika objavljenim u Narodnim novinama NN 51/2021 došlo je do malih izmjena. Izmjene definira Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o vođenju evidencije i dokumentacije pružatelja socijalnih usluga, te načinu i rokovima za dostavu izvješća.
Interni pročišćen tekst
Obzirom da nisam našao pročišćeni tekst, za internu upotrebu i za informiranje potencijalnih korisnika sustava DOMEK, napravio sam kratki izvadak i formirao “novu verziju” članaka 61 do 76. Tekst je dostupan kao PDF dokument ovdje. Postavit ću i čistu tekstualnu verziju da Google lakše pokupi i privuče potencijalne kupce sustava. Aktualna inačica podržava u potpunosti sve tražene evidencije, osim par sitnica (županija u kojoj se nudi usluga i zanimanje članova obitelji 😉 – trenutno se radi na velikim (u pozadini) izmjenama u sustavu! Ovim putem mogu skromno najaviti novu inačicu sustava, DOMEK 2023 – koja će, što je novost, izaći i kao 32 bitna (x86 Win32) i kao 64 bitna (x64 Win64) aplikacija, a podržat će i tih nekoliko sitnica koje u ovom trenu nisu podržane. Očekivani rok za objavu nove verzije je najkasnije prosinac 2022. Modul Radionicaje već gotov i spreman, trenutno se radi na modulu Socijala.
Modul MedPlus, za vođenje sestrinske dokumentacije i propisanih evidencija na odjelu pojačane njege će također biti obnovljen. Postoje još neki planovi, novi modul, Recepcija, koji će u obliku web-aplikacije u intranet mreži omogućiti evidenciju kontakata i posjeta korisnicima ustanove.
Analitičke funkcije vezane uz radno okupacijske aktivnosti korisnika
U modulima DOMEK Socijala i DOMEK Radionica, prema zahtjevu naših kupaca, implementirane su i jednostavne analitičke mogućnosti koje olakšavaju socijalnim radnicima praćenje aktivnosti korisnika. Prema unesenim podacima, omogućena je analiza provođenih aktivnosti te različiti oblici pregleda i ispisa.
Detaljnije u PDF dokumentu ovdje.
Evidencija statusa sufinanciranja korisnika
Pomoćna evidencija – status sufinanciranja korisnika
U DOMEK Socijala dodana je mogućnost praćenja statusa sufinanciranja korisnika. Osim inicijalnog postavljanja statusa (status sufinanciranja u trenutku useljenja u ustanovu), sustav podržava i evidenciju promjena tog statusa (iako to možda u praksi nije toliko često, moguće je pratiti promjene statusa na dnevnoj razini).
Definiranje statusa
Status se definira korištenjem prečice CTRL+B ili izborom stavke “Sufinanciranje korisnika” iz padajućeg izbornika (slika) u popisu korisnika.
Uvijek se otvara prozor kao na slici desno!
U gornjem dijelu prozora moguće je unijeti ili modificirati početni status korisnika (status na datum useljenja). (U popisu se odabere status – nedefinirano, sa sufinanciranjem ili bez sufinanciranja, te promjena potvrdi gumbom Pohrani u gornjem desnom uglu prozora.).
U donjem dijelu omogućen je unos i promjena statusa – unosi se datum, status (od tog datuma nadalje, tj. do sljedeće promjene) i dodatni proizvoljni unos kao “opis”. Gumbom Dodaj podaci se snimaju u bazu i pojavljuju u tablici u središnjem dijelu prozora.
Podatke u evidenciji (vidljivi u popisu u središnjem dijelu prozora) moguće je mijenjati ili brisati – dovoljno je desnom tipkom miša otvoriti padajući izbornik (slika).
U slučaju potrebe za promjenom podataka, bira se stavka Promijeni – u donjem dijelu prozora popune se podaci iz popisa, moguće ih je mijenjati i gumbom Promijeni pohraniti promjenu u sustav!
Stavkom Obriši, ili prečicom CTRL+DEL označeni unos je moguće izbrisati iz evidencije.
Analiza statusa korisnika
U glavnom izborniku biramo stavku Statistika – Analiza – sufinanciranje.
Otvara se prozor u kojem je moguće obaviti analizu za razdoblje po volji – definira se početni i završni datum. Sustav analizira podatke i daje rezultat u obliku tablice – za svaki datum dobije se broj korisnika koji su sa sufinanciranjem i bez sufinanciranja. Rezultati se prikazuju odvojeno za stambeni smještaj, stacionarni smještaj i boravak.
U gornjem dijelu prozora je moguće, osim definiranja početnog i završnog datuma, odabrati mogućnost dodatne razrade prema spolu korisnika (uključivanje ili isključivanje kvačice uz Bez analize po spolu korisnika), odrediti kako će se u analizi prikazivati statusi za korisnike kojima statusi nisu uneseni (da li se vode kao sufinancirani, nesufinancirani ili “ostali” – tablični prikaz sadrži i ukupni broj korisnika prema vrsti smještaja na datum, pa je u slučaju nedefiniranih ili neunesenih statusa moguće da postoje “nejasnoće”).
BITNO – obzirom da sustav omogućava evidentiranje promjene smještaja korisnika (promjena sobe i vrste smještaja), kao i mogućnost promjene statusa sufinanciranja, ovaj analitički modul vodi računa o tome – npr. ispravno će obračunati broj korisnika po vrstama smještaja, vodeći računa o svim promjenama smještaja u evidenciji!
U slučaju da je prilikom analize aktivna funkcija analize i po spolu korisnika, u lijevom dijelu tablice pojavit će se (kao na prethodnoj slici) simbol + – dvoklikom miša na redak moguće je otvoriti detalje i dobiti dodatnu podjelu prema spolu korisnika:
Ispis rezultata analize
Gumbom Ispiši u gornjem dijelu prozora generiranu tablicu je moguće ispisati na pisač. Prije ispisa prikazuje se izgled izvješća na ekranu – ovisno o uključenoj ili isključenoj analizi po spolu, izvješće izgleda kako je prikazano u nastavku:
Lista čekanja i analiza
Lista čekanja prema evidenciji zahtjeva
Na zahtjev jedne od ustanova koja već dulje vrijeme koristi naš sustav, modul za zaprimanje i pregled zahtjeva za smještaj u ustanovi je nadograđen dodatnim mogućnostima filtriranja popisa, čime se proširila mogućnost analize zaprimljenih i riješenih zahtjeva. Pregled zahtjeva za smještaj je moguć isključivo iz modula Socijala.
Uz to, pregled liste čekanja je također moguće dodatno filtrirati.
Dodane funkcionalnosti:
- filtriranje popisa i liste čekanja prema spolu
- filtriranje prema prioritetu za smještaj (“bez odgode” postavka uz zaprimljeni zahtjev)
- sitnije modifikacije i prilagodbe ispisa popisa i liste čekanja
Dodatne mogućnosti vezane uz liste čekanja i analizu korisnika na čekanju integrirane su tijekom 2018. godine – detalji, a za 2019. je u planu dodatna mogućnost dodjele bodova na zaprimane zahtjeve.
Nadogradnje za stare kupce sustava
Prije nekog vremena kontaktirali smo naše starije kupce, koji su DOMEK kupovali u razdoblju 2010.-2012., neki čak i ranije, kako bismo im ponudili aktualizaciju sustava, odnosno nove inačice korištenih modula (dominantno, modul DOMEK Socijala).
Zbog manjkavosti našeg internog sustava evidencije, malo je teže precizno detektirati sve funkcionalne i ostale novosti koje su od tog doba dodavane u sustav. No, ukratko, pokušat ćemo ovdje pobrojati manje ili više bitne nove funkcionalnosti ubacivane u sustav od 2011. nadalje…
- definiranje kreveta unutar sobe (dodatna kontrola/preglednost)
- ispis A3 obrasca matične knjige
- brzi ispis više osobnih listova (kompletno ili naslovnice) – npr. za sve korisnike u filtriranom popisu
- izrada i ispis individualnih planova, uključujući i stavku fizikalne njege
- izrada i ispis mjesečnih planova i realizacije planova za soc. radnike
- ispis obrasca za mrtvozornika – popunjeno podacima o korisniku…
- nadograđena evidencija odsutnosti – definiranje tipa i napomene, proizvoljno
- nadograđen dnevnik rada – kategoriziranje stavki (za daljnju obradu i izradu mjesečnog izvješća i mjesečnog plana socijalnog radnika)
- definiranje sata i mjesta smrti korisnika (dosad samo datum i opis)
- unos dodatnih podataka u evidenciju korisnika (npr. osobni i konzilijarni liječnici… dio socijalne anamneze vezane uz sestrinsku evidenciju preporučeno od Zavoda Štampar)
- unos i ispis socijalne anamneze, definiranje predloška sadržaja ispisa
- interne bilješke socijalnog radnika za korisnika – po datumima… proizvoljni unos i ispis
- definiranje kategorije usluge za smještene korisnike
- dodatni filteri za pretraživanje i filtriranje korisnika (npr. prema boravištu, rođenju i slično – vrlo jednostavno se dolazi do podataka o “lokalnim” korisnicima i slično, bitno za domove koje financira lokalna samouprava pa se ti podaci često posebno razmatraju)
- filtriranje popisa zahtjeva (npr. prema vrsti smještaja)
- djelomična podrška za dnevni/poludnevni boravak korisnika (odvojeni zahtjevi, upisnik korisnika…) – u budućnosti još neke funkcionalnosti poput evidencije boravka….
- automatska izrada dnevnika socijalnog rada – prema evidenciji obrade zahtjeva, statusima korisnika, kategoriji stavki u dnevniku rada…
- mjesečno izvješće soc. službe – nadograđeno mogućnošću pregleda za cijelu godinu ili kompletnu evidenciju (useljeni, iseljeni, umrli) – ispis cjelogodišnjih obrazaca…
- dodatne informacije (Alzheimer, zahtjev bez odgode…)
- tzv. negacijski filter u popisu korisnika – dodatna mogućnost analize u samom popisu
- automatizirano postavljane stupnja usluge, temeljem starih i nekih novodefiniranih parametara koji se unose uz korisnike
- dodatne informacije u dnevniku rada (Strategija)
- … u planu do kraja 2015. je implementacija popunjavanja novog DSN obrasca.
Kao što iz objava ovdjei na drugim vezanim web stranicama možete pročitati (paralelni “stari” web, Facebook, Twitter, stariji WordPress blog) gotovo da kontinuirano radimo na sustavu i dodajemo nove funkcije, prema zahtjevima naših kupaca ili prema vlastitom nahođenju… Sve u svemu, sustav “živi” i dalje raste, pokriva sve više i više funkcija (npr. potpuno novi dijelovi u modulu Socijala, vezano uz evidenciju volontera ili praćenje usluge pomoći u kući). Novost je da su ti dodaci – evidencija volontera, pomoć u kući – opcijski , tj. korisnicima kojima nisu potrebni ne moraju kupovati te dodatke.
Naravno, i modul MedPlusje stalno u fokusu – no, na njemu ovdje nećemo inzistirati obzirom da među starijim kupcima i korisnicima sustava dominiraju domovi koji koriste samo modul Socijala… Naravno, MedPlus je svima njima dostupan po potrebi, uz povoljne uvjete “nadogradnji” postojećih licenci sustava.
Neke ljetne ideje i planovi uključuju (modul Socijala):
- vizualizacija (grafikon) broja korisnika unutar vremenskog razdoblja + mogućnost exporta podataka (svi ti podaci su već dostupni kroz mjesečna i godišnja izvješća socijalne službe, no ovako se lako može dobiti pregled za dulje razdoblje, bez detalja, samo vizualizirano za lako praćenje i dobivanje uvida u kretanje broja korisnika)
- modifikacija sučelja za praćenje odsutnosti korisnika, usklađivanje s novijim pristupom definiranja korisnikog sučelja + možda neke nove pomoćne funkcionalnosti
Ukoliko niste dobili poziv za nadogradnju, molimo da se javite e-mailom!
Ako se dvoumite oko kupnje sustava, a niste sigurni je li DOMEK baš ono što tražite, isprobajte demoi/ili pitajte nas o konkretnim funkcijama koje Vas zanimaju! Uopće se ne bih čudili da je sve što tražite već ugrađeno…
Usluga pomoći u kući
Tijekom svibnja 2015. razvijen je i u produkcijsku fazu pušten modificiran modul Socijala u kojeg je integrirana podrška za posebnu evidenciju usluga pomoći u kući. Modul je nadograđen tako da će se u ustanovama u kojima isti socijalni radnik brine i o smještaju i o boravku i o pomoći u kući sve biti dostupno iz DOMEK Socijala modula, dok se u ustanovima u kojima je za usluge pomoći u kući zadužen drugi socijalni radnik ili zaposlenik, može koristiti DOMEK Socijala – Pomoć u kući modul – maksimalno reducirano sučelje (s vremenom će se vrlo vjerojatno popunjavati novim mogućnostima, no, zasada – rudimentarno, kao na slici) i funkcionalnosti vezane uz vođenje evidencije usluga pomoći u kući…
Zasad implementirane funkcionalnosti su:
- evidencija zahtjeva za usluge pomoći u kući
- pregled i pretraživanje zahtjeva
- ispis obrasca s popisom zahtjeva za usluge pomoći u kući
- obrada zahtjeva i prebacivanje u upisnik korisnika
- pretraživanje i filtriranje evidencije korisnika usluge
- ispis obrasca upisnika
- proizvoljno definiranje (neograničen broj) Ugovora i Rješenja uz svakog korisnika
- evidencije realiziranih usluga uz korisnika
- ispis osobnog kartona korisnika sa ili bez detalja o Ugovorima i Rješenjima
- ispis evidencije realiziranih usluga uz korisnika
- nadograđeno: osoblje koje obavlja usluge + veza s realiziranim uslugama
U kratkom roku na ovim ćemo stranicama postaviti detaljne online upute za korištenje tih funkcionalnosti koje će i novim potencijalnim kupcima ukazati na novosti, a ujedno služiti kao korisnička dokumentacija postojećim korisnicima (naravno, nakon toga ćemo pripremiti i službeni PDF dokument s korisničkim uputama, kao što to uvijek radimo – dokumentacija je dostupna ovdje).
Funkcije u planu:
- analiza i izvještaji vezani uz realizaciju usluga na razini ustanove, po razdobljima…
- integracija novih informacija s statističkim obrascima, export u XLS
- integracija novih informacija u obrazac o strategiji ustanove
Socijala – evidencija volontera i izvješće organizatora…
Prema zahtjevima naših kupaca, u sustav DOMEK, konkretno modul Socijala, dodana je mogućnost vođenja evidencije volontera i volonterskih aktivnosti, te izrada propisanog izvještaja koji se na kraju godine (ili, obzirom da sustav to omogućava, za bilo koje proizvoljno razdoblje) automatski generira i ispisuje na pisač ili u PDF…
Kao i neki drugi noviteti, odlučeno je da evidencija volontera bude neobvezni “add-on” za modul Socijala. To znači da u osnovnoj verziji modula nije uključena ta mogućnost, ali se kupcima kojima je ta evidencija potrebna, aktivira kao dodatak i dodatno naplaćuje!
Evidencija volontera
Vođenje evidencije volontera uključuje unos podataka o volonterima u sustav, te pregled volontera… Pregled je moguće jednostavno pretražiti i filtrirati, a moguće je i kopiranje popisa u međuspremnik (CTRL+C) i prijenos u druge programe na dodatnu obradu (npr. Excel).
Sučelje za unos volontera prikazuje sljedeća slika:
Unos podataka o volonteru
Unose se ime, prezime, OIB, datum rođenja, spol, podaci o državljanstvu (RH ili strano + država), te kontakt podaci (adresa, mjesto i kontakt – npr. mobitel, e-mail i slično). Ti podaci su potrebni za kasniju preciznu izradu izvješća o aktivnostima volontera.
Pregled evidentiranih volontera prikazuje slika u nastavku.
Sučelje za pregled popisa evidentiranih volontera
Gumbima Novi i Aktivnost u gornjem dijelu prozora je moguće započeti dodavanje novog volontera ili pak označenom volonteru dodati obavljanu aktivnost u evidenciju aktivnosti volontera. Filteri omogućavaju filtriranje aktivnih i neaktivnih volontera, pregled muškaraca i žena, kao i pretraživanje po ključnim riječima.
Evidencija aktivnosti volontera
Za volontere je moguće voditi detalju evidenciju aktivnosti koje obavljaju – to je preduvjet pravilnog i kvalitetnog popunjavanja izvješća o aktivnostima volontera, koje su organizatori aktivnosti volontiranja (ustanove, domovi – dakle, korisnici sustava DOMEK) dužni dostaviti nadležnim tijelima.
Sučelje (tablica) s pregledom aktivnosti prikazana je na slici:
Pregled obavljanih aktivnosti volontera
Moguć je pregled aktivnosti za željeno razdoblje ili kompletni pregled aktivnosti (+ pomoćni gumbi za brzo definiranje razdoblja – aktualna godina, prošla godina…). Isto tako, popis aktivnosti je moguće filtrirati prema volonteru – u tom slučaju (kvačica u desnom dijelu prozora) prikazuju se samo aktivnosti koje su evidentirane za volontera označenog u prethodno opisanom popisu.
Sustav je razvijen i koncipiran tako da može omogućiti vođenje i sistematizaciju aktivnosti volontera – za svaku evidentiranu aktivnosti navodi se broj sati, kao i eventualni troškovi volontiranja, detaljni opis i kategorizacija (odabire se vrsta aktivnosti i neka od ponuđenih, standardnih, predefiniranih aktivnosti – isto tako, za svaku vrstu je moguć i proizvoljni unos opisa aktivnosti!).
Vrste aktivnosti volontera podržane u vođenju evidenciju su (u zagradi se navode i standardne predefinirane aktivnosti pojedine vrste):
- socijalne usluge (usluga pomoći i njege, odgojno-pedagoške usluge, savjetodavne usluge + ostalo – proizvoljno)
- fizički poslovi ili usluge (uređenje javnih površina, čišćenje javnih površina, dostava ogrjeva, uređenje okućnice + ostalo – proizvoljno)
- intelektualne usluge (prevođenje, edukacije, znanstveno-istraživački rad + ostalo)
- administrativne usluge (uredska korespondencija, arhiviranje, izrada zapisnika, drugi administrativni poslovi + ostalo i ručni unos)
- drugo (frizerske usluge, pedikerske usluge, pratnja u šetnju, čitanje novina, društvene igre, duhovna potpora, rad na recepciji, vođenje kreativne radionice, sudjelovanje i pomoć u izvođenju zabavnih programa + ostalo)
Temeljem tih informacija modul pametno generira izvješće – pod opisom obavljanih aktivnosti ispisuje samo vrste i obavljane standardne aktivnosti, a pod napomene dodaje i informacije o ostalim (proizvoljno unesenim) aktivnostima, uz kategorizaciju!
Obrazac propisanog izvješća
Prema podacima o aktivnostima volontera za željeno vremensko razdoblje moguće je izraditi izvješće (primjer konačnog obrasca u PDF-u – DOMEK – Volonteri izvjesce). Radi se o prilagođenom i automatski popunjenom (proizvoljno se unose podaci o ustanovi, profilu/vrsti organizatora volontiranja i datumu ispisa obrasca – uneseni podaci se pamte pa ih se zapravo jednokratno unosi – naravno, podaci o ustanovi se kod prvog pokretanja povlače iz ostalih evidencija u kojima postoji informacija o ustanovi…) obrascu – službeni naziv “OBRAZAC IZVJEŠĆA ORGANIZATORA VOLONTIRANJA O OBAVLJENIM USLUGAMA ILI AKTIVNOSTIMA ORGANIZATORA VOLONTIRANJA”.
Sučelje za pregled informacija koje će se naći na izvješću prikazuje slika:
Sučelje za prikaz osnovnih informacija koje će se naći na izvješću
Gumbom Ispiši izvješće omogućen je pregled obrasca i ispis (na printer ili PDF). Obrazac je usklađen s predloženim izgledom i sadržajem propisanog izvješća:
Pregled izvješća prije ispisa na pisač ili u PDF dokument
MedPlus i fizikalna terapija
Na zahtjev korisnika mala modifikacija šifrarnika uz vrste fizikalne terapije + mogućnost administriranja predefiniranih fizikalnih terapija (dosad fiksno).
Ono što je novo jest i mogućnost preciznijeg “grupiranja” fizikalnih terapija – odsad je za svaku terapiju moguće definirati pripadnost u dvije vrste terapije (npr. laser – uključen, naravno, u kategoriju elektroterapije, ali i, recimo, pod standardne terapije).
Predefiniran popis fizikalnih terapija
To je samo “šminka”, ne utječe na osnovnu funkcionalnosti i druge opisane mogućnosti modula za fizikalne terapeute (detalje i stare objave – ovdje i ovdje). Naravno, popis je moguće prilagoditi po potrebi, isključiti terapije koje usluga ne nudi i slično.
Obrazac – pregled dnevnog rada socijalnog radnika ili djelatnika
Već smo spomenuli u tekstu o novim zahtjevima naših kupaca da se “pojavio” obrazac koji jednostavno prikazuje rad socijalnog radnika (u pravilu) ili drugih djelatnika ustanove na određeni datum. Radi se o obrascu koji na istom mjestu objedinjuje nekoliko evidencijskih stavki od kojih neke donedavno ni nismo imali prisutne unutar sustava, konkretno unutar modula Socijala.